여느 때와 같이 일상 업무를 보고 있던 중 메일 서비스 사용자가 엑셀에서 메일 발송을 하였으나 수신자의 웹메일에서 엑셀 시트 표시가 제대로 되지 않는 문의가 접수되었다. 그것보다 엑셀에서 메일 발송이 가능하다고? 난생처음 들어보는 소리에, 인터넷 검색을 해보니 가능했다... 아니 왜 또 멀쩡한 웹메일, 아웃룩 클라이언트를 나 두고 엑셀에서 바로 발송을 하려고 하는 건지 모르겠다. 물론 가능하다면 편할 수 있는 기능이긴 한데 마이크로소프트에서 개발한 환경에서 발송 시도를 하면 웹메일 국제표준 환경이 아닌 MS에서만 지원하는 환경으로 발송 처리를 하므로 수신 측 웹메일 환경에서 지원하지 않는다면 본문 표시가 제대로 되지 않을 수 있습니다. 그럼 어떻게 메일로 발송하고, 각 포탈 메일마다 어떻게 반응하는지 확인해 보겠습니다.
◈ 엑셀 시트를 메일로 발송하는 방법
① 테스트 환경 및 메일 발송 조건
엑셀 버전 : Microsoft 365 구독 제품 정품 설치 이용
마이크로소프트 아웃룩 : POP3/IMAP/SMTP가 연결된 메일 계정
※ 먼저 테스트를 하기 위해 엑셀 시트를 예시처럼 작성하였습니다.
② 빠른 실행 도구 「전자 메일로 [전자 메일로 보내기]」등록
① 파일 → ② 옵션 → ③ 빠른 실행 도구 → ④ 명령 선택(리본 메뉴에 없는 명령) → ⑤ 전자 메일로 [전자 메일로 보내기] → ⑥ 선택 후 추가 → ⑦ 도구 모음 추가 확인 → ⑧ 옵션 확인 저장
※ 영문 버전은 「Mail Recipient (Send to Mail Recipient)」으로 되어 있습니다.
③ 메일 발송
이제 상단에 빠른 실행 도구로 「전자 메일 보내기 아이콘」이 생성됩니다. 클릭하면 첨부 파일로 포함하여 보내거나, 현재 시트를 전자 메일 메시지의 본문으로 바로 보낼 것인지 선택할 수 있습니다. 「메시지 본문으로 현재 시트 보내기」를 선택하고 확인을 누르면 메일 쓰기 할 때처럼 메뉴가 확장됩니다. 이후 "받는 사람 / 참조 / 제목 / 소개(내용)"등을 입력하여 「현재 시트 보내기」를 클릭하면 마이크로소프트 아웃룩에 세팅된 기본 메일주소를 이용하여 메일을 발송하게 됩니다.
④ 수신 확인 「구글 Gmail」
메일 수신 확인 시 구글 포탈에서 제공하는 G메일 서비스에서는 본문에 정상적으로 엑셀시트가 나오는 것을 확인하였습니다. 하지만 다른 포탈 메일 서비스에서는 어떻게 반응을 할까요? 테스트를 해보면 전부 다른 반응을 확인할 수 있습니다.
◈ 각 포탈 사이트 반응
① 네이버(Naver) 웹 메일 「 X 」
② 다음(daum/kakao) 웹 메일 「 X 」
③ 네이트(Nate) 웹 메일 「 O 」
④ 개인 서버(RoundCube) 웹 메일「 O 」
⑤ 마이크로소프트(Hotmail) 웹 메일 「 O 」
⑥ 마이크로소프트 아웃룩(Outlook) 클라이언트 메일 「 O 」
◈ 메일 서비스마다 차이가 나는 이유
마이크로소프트 엑셀에서 작성된 형태를 유지하기 위해 자체적인 <STYLE> 태그를 삽입하여 이메일을 발송합니다. 하지만 웹 메일 서비스마다 스타일 태그를 처리하는 방식이 다릅니다. 수신한 이메일의 원본을 확인하면 이를 더 명확히 이해할 수 있습니다. 즉 일부 메일 서비스에서는 보안 때문에 <STYLE></STYLE> 태그 사이를 허용하지 않고 삭제하기 때문에 스타일이 적용되지 않을 수 있습니다.
필자도 개발자는 아니라 기술적으로 설명하는 것에 한계가 있어, 다음과 같이 ChatGPT를 통한 내용을 정리하면 다음과 같습니다.
① 보안 문제 (Security Issues)
→ <STYLE> 태그를 악용하면 피싱(phishing) 공격이나 악성 코드 삽입이 가능하기 때문에, 많은 이메일 서비스가 이를 제한합니다. 예를 들어, CSS를 이용해 클릭 유도형 링크를 숨기거나 조작할 수 있으며, 이는 사용자를 악성 사이트로 유도하는 데 악용될 수 있습니다. display: none; 같은 스타일을 이용해 가짜 버튼을 숨기고 실제 버튼처럼 보이게 만들 수 있습니다.
② 이메일 랜더링 일관성 (Rendering Consistency)
→ 웹메일 서비스마다 HTML과 CSS를 해석하는 방식이 다릅니다. 따라서 특정 <STYLE> 태그가 적용되면 이메일 디자인이 깨질 가능성이 있습니다. 특히 Gmail, Hotmail(Outlook), Naver 등은 각기 다른 방식으로 CSS를 지원하며, 일부 서비스는 외부 CSS를 완전히 차단하거나 인라인 스타일만 허용하는 경우도 있습니다.
③ 스팸 및 광고 필터링 (Spam & Filtering)
→ CSS를 활용한 기법 중 일부는 스팸 필터를 우회하려는 시도로 간주될 수 있습니다. 예를 들어, font-size: 0px; 같은 스타일을 이용하면 스팸 메시지를 숨길 수도 있기 때문에 메일 서비스가 이를 차단할 수 있습니다. 또한 CSS를 이용해 특정 관고를 강조하거나, 이메일 콘텐츠를 동적으로 변경하는 방식이 스팸 필터에 걸릴 가능성이 큽니다.
Hotmail(Outlook), Naver 등은 각기 다른 방식으로 CSS를 지원하며, 일부 서비스는 외부 CSS를 완전히 차단하거나 인라인 스타일만 허용하는 경우도 있습니다.④ 사용자 경험 보호 (User Experience)
→ 웹메일 서비스는 사용자가 이메일을 쉽게 읽을 수 있도록 하기 위해, 지나치게 복잡한 스타일을 제한하는 경우가 있습니다. 예를 들어, 다크 모드 지원을 고려해 일부 스타일을 강제로 적용하거나, 모바일에서도 보기 좋도록 인라인 스타일을 강제하는 경우가 있습니다.
결론을 말하자면
웹메일 서비스는 보안, 렌더링 일관성, 스팸 방지, 사용자 경험 보호 등의 이유로 <STYLE> 태그를 차단하거나 제한합니다. 따라서 이메일을 보낼 때는 인라인 스타일을 활용하고, 메일 서비스별 CSS 지원 여부를 고려하는 것이 중요합니다.
현재 이메일은 단순히 PC나 웹메일에서만 확인하는 것이 아니라, 모바일, 노트북, 태블릿 등 다양한 기기에서 접근하는 것이 일반적입니다. 여기서 POP3/IMAP 프로토콜을 이용한 이메일 클라이언트까지 더해지면서, 이메일이 표시되는 환경은 더욱 다양해졌습니다.
이처럼 이메일을 수신하는 플랫폼과 렌더링 방식이 제각각이다 보니, 모든 사용자에게 동일한 경험을 제공하는 것이 점점 더 어려워지고 있습니다. 따라서, 이메일 디자인과 스타일 적용 시 다양한 환경을 고려하는 것이 필수적입니다. 그러니 제발 이메일도 국제 표준화하여 동일한 환경에서 처리할 수 있는 계획이 추진되었으면 좋겠다.