Microsoft Outlook - 메일 첨부파일 및 본문 누락(Winmail.dat)

마이크로소프트 아웃룩 클라이언트를 사용하다 보면 발송자는 메일에 첨부파일 및 본문에 이미지나 표를 작성하여 발송하였으나, 정작 수신자는 첨부파일이 누락이 되거나 「Winmail.dat」 또는 「Win.dat」 형태로 변환되며 이렇게 수신받은 메일은 대부분이 본문 내용에 포함된 이미지나 표가 누락이 되고 일반 텍스트 형식으로 메시지를 받는 경우가 있습니다. 수신자가 아웃룩을 사용한다면 반대 상황에서도 동일하게 발생할 수 있습니다. 왜 이런 경우가 발생하는지 원인을 확인해보도록 하겠습니다.

 

◇ 증상 예시 [테스트 환경: 아웃룩 2016 이상]

◇ 증상 원인

발생하는 원인 자체는 단순합니다. 증상 예시에도 나와 있듯이 아웃룩에서 발송하는 텍스트 서식을 「서식 있는 텍스트」로 지정하고 일반 첨부파일 및 본문에 이미지나 표 같은 HTML에서 사용할 수 있는 언어를 넣고 발송을 합니다. 그러면 일반적인 웹메일에서 수신된 메일은 인식을 하지 못하고 하나의 파일「Winmail.dat」로 묶어서 첨부되어 수신됩니다. 이에 따른 수신된 메일이 본문에 내용이 누락되다 보니 수신자가 다시 해당 메일을 POP3를 이용하여 클라이언트에서 메일을 가져가게 되면 수신은 되었지만 제목만 표시가 되고 본문이 보이지 않는 상황이 발생합니다.

 

때문에 수신자 측에서 이용하는 메일서버가 문제가 있는 게 아닌지 오해를 많이 하게 되는데 정확하게는 발송자 측에서 이용하는 마이크로소프트 아웃룩 프로그램 개인 PC 환경설정에 의한 문제일 확률이 높습니다.

 

◇ 증상 원인(추가 내용)

아웃룩에서 서식 있는 텍스트는 「Transport Neutral Encapsulation Format (TNEF)」라고 해서 마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook) 및 마이크로소프트 익스체인지 서버(Microsoft Exchange Server)에서 사용하는 독자적인 전자 메일 첨부 형식입니다. 즉, 아웃룩에서만 읽고 처리할 수 있는 언어라는 뜻입니다. 감이 오시죠? 수신자가 이용하는 웹메일에서 수신받으면 TNEF 인코딩 메일 형식을 읽을 수 있는 수단이 없기 때문에 본문 내용이 누락되는 현상이 발생하는 부분입니다. [마이크로소프트 공식 TNEF 설명]

 

첨부한 이미지를 확인하시면 원문 헤더 정보에 MIME 유형이 X-MS-TNEF 형태인 것을 확인할 수 있습니다. 일반적인 웹메일 RFC규격은 HTML/일반 텍스트(TEXT)를 사용합니다.

 

◇ 해결방법

아웃룩 발송자가 텍스트 서식이 「HTML」 선택하여 발송을 하고 있는지 확인하시면 됩니다. 해당 서식으로 발송한 메일은 웹메일 수신에서도 정상적으로 HTML로 인식하여 본문에 표시가 되고 있습니다.

---

하지만!

해당 내용만 작성을 하는 거였다면 포스팅을 하지는 않았습니다. 아웃룩 사용자 문의 대부분이 본인은 분명히「HTML」로 선택해서 발송을 했지만 받는 수신자는 「서식 있는 텍스트」 형태로 받는다는 내용이었습니다. 이런 분들의 메일을 모아서 분석해본 결과 비슷한 부분이 보이는데 서로 메일을 최소 한 번이라도 주고받은 적이 있다는 것「RE(회신), FW(전달)」입니다.

 

그리고 「동보 메일」 하나의 메일에 받는 사람, 참조(숨은 참조)등 여러 수신자에게 동시에 발송을 할 수 있는데 그중 다른 수신자는 전부 정상적으로 받았으나 '특정 사용자'만 수신 본문이 누락되는 경우도 있습니다. 이는 마이크로소프트 공식 커뮤니티 사이트에서도 자주 접수되는 문제입니다. [커뮤니티 사이트 참고]

 

버전은 마이크로소프트 아웃룩 2007 ~ 2016 이상 모든 버전에서 해당 증상이 나타날 수 있습니다. 그럼 어떤 설정 환경에 의해 영향을 받을 수 있는지 알아보도록 하겠습니다. 개인적으로 테스트하는 부분으로 오피스 365 아웃룩 2016 버전 이상에서 진행하였습니다. 버전이 다르더라도 옵션 위치는 비슷합니다.

---

※ 해당 증상 발생 원인은 매우 다양합니다. 개인 PC 시스템 환경설정을 따라가므로 아래의 해결방법이 100% 된다고 말씀드리지는 못하니 참고만 하시기 바랍니다.

 

STEP01 → Outlook 옵션(메일 메시지 형식 확인)

상단 [파일] ▷ 하단 [옵션] ▷ Outlook 옵션 [메일] 탭 ▷ 메시지 형식 부분 ▶

「서식 있는 텍스트 메시지를 인터넷상으로 받는 사람에게 보내는 경우」에서 [HTML 형식으로 전환]으로 선택이 되어 있는지 확인합니다. 아웃룩 설치할 때 기본적으로 해당 옵션으로 선택이 되어 있습니다. 자동으로 변경되는 경우는 거의 없지만 영향을 받을 수 있는 옵션으로 참고

 

STEP02 → 연락처 사용자(전자 메일 속성) 확인

이 부분은 모르시는 분들이 많을 수 있는데 연락처 또는 자동 완성된 메일 주소마다 전자메일 형식을 설정할 수 있다는 것을 알고 계신가요?

[연락처] ▷ [새 연락처] 또는 [기존 연락처] ▷ [전자 메일 계정] 마우스 우클릭 ▷ Outlook 속성 열기 ▶

「인터넷 메일 형식」에서 [Outlook에서 최적의 보내기 형식 선택]으로 되어 있는지 확인합니다. 이 역시 기본 옵션으로 적용되어 있습니다. 해당 옵션은 STEP01 옵션보다 우선순위를 가지고 있습니다.

 

STEP03 → 받는 사람(참조, 숨은참조) 필드의 자동 완성 메일 속성 확인

STEP02와 같은 맥락입니다.

연락처 및 자동 완성되는 메일 주소 하나하나가 전자 메일 속성을 가지고 있다는 뜻입니다.

동보 메일 발송에서 받는 사람(참조, 숨은 참조) 필드에서 특정 수신자만 첨부파일이나 Winmail.dat라는 파일로 수신을 받는다면 인터넷 메일 형식이 [Outlook 서식 있는 텍스트 형식으로 보내기]로 되어 있는지 확인합니다. 만약 설정되어있다면 [Outlook에서 최적의 보내기 형식 선택]으로 선택하여 변경 확인 후 재발송 테스트를 합니다.

[추가 내용]

이렇게 할 수도 있지만, 받는 사람을 입력 시 자동 완성된 메일 주소로 발송하지 말고 삭제 후에 수신자의 메일 주소를 직접 입력하여 발송합니다. 이 행위를 2~3번 이상 반복합니다. 기존 저장된 정보를 삭제하고 새로 작성하여 전자 메일 속성 기본 설정으로 인식하게 하기 위해서입니다.

 

STEP04 → Outlook 최신 버전으로 업데이트 하기

[마이크로소프트 공식 사이트 - 알려진 문제에 대한 문제 해결]

꼭 해당 문제가 아니더라도 여러 아웃룩 문제가 나열이 되어 있으므로 항상 최신 버전으로 유지하는 게 좋습니다.

 

STEP05 → Outlook TNEF 비활성화(레지스트리 수정)

[마이크로소프트 공식 TNEF 설명 내용 중]

Windwos 레지스트리를 수정하여 직접 TNEF를 Disable(비활성화)하는 방법에 대한 안내입니다.

 

▷ 실전 테스트 → 레지스트리 수정
① [윈도우키 + R] ▷ 실행 명령어 Regedit 입력

 

② 해당 경로로 이동 [Outlook\Preferences]

※ 필자는 Outlook 2016 버전 이상에서 테스트를 하였습니다.

버전	사용자 기본 설정 위치(해당 메뉴를 참고)
Outlook 2007	HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Preferences
Outlook 2010	HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences
Outlook 2013	HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences
Outlook 2016 이상	HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences

 

③ 새로운 값 생성

마우스 우클릭 ▷ 새로 만들기 ▷ DWORD(32비트) 값 클릭 생성

 

④ 이름 수정 후 값 편집

DisableTNEF 이름 저장 ▷ 더블 클릭[편집] ▷ 값 데이터 16진수 [ 1 ]로 수정 후 확인

 

⑤ Windows PC 재시작 필요
만약 원복 하실 경우는 해당 레지스트리 값 삭제 후 재시작하면 됩니다.

---

마치며

솔직히 마이크로소프트 아웃룩 프로그램에서 TNEF(서식 있는 텍스트) 인코딩을 사용하는 의도를 잘 모르겠습니다. 아웃룩은 말 그대로 클라이언트 프로그램이며, 메일을 가져올 수 있는 메일서버가 없다면 전혀 의미가 없습니다. 대부분의 웹메일 환경은 HTML/TEXT 형식만 이용을 합니다. 메일을 발송하고 여러 인터넷 환경을 거쳐 수신이 되면 사용자 메일서버 환경에 따라 변하는 변수가 너무 많습니다. 마이크로소프트 공식 커뮤니티에도 확인할 수 있겠지만 이에 따른 문의가 정말 많습니다. 굳이 고집할 필요가 없다면 웹메일 환경과 비슷한 규격에 맞게 업데이트가 되었으면 하는 조심스러운 생각을 해봅니다.