Microsoft Outlook - POP3 / IMAP 특징 및 차이점

◇ 들어가기 전

필자는 웹메일 서비스 운영을 하고 있습니다. 하지만 웹메일 서비스에서 대부분이 POP/IMAP을 지원을 하다 보니 사용자들은 웹메일보다는 편의를 위하여 클라이언트(PC/스마트폰/태블릿 등) POP/IMAP 연결을 통해 더 많이 이용합니다. 그중 압도적으로 마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook)이라는 프로그램을 많이 사용을 합니다. 때문에 문제가 발생하면 마이크로소프트 고객센터에 문의(정품 사용 시)를 해야 하지만 웹메일 제공사에게 문의를 하는 경우가 많습니다. 이에 따른 서로 간의 오해와 불편한 부분이 많이 발생합니다. 또한 POP/IMAP은 잘 못 사용하면 독이 될 수도 있기 때문에 사용자들도 어떠한 작동으로 처리가 되는지 숙지할 필요가 있습니다.

◇ POP

포스트 오피스 프로토콜[Post Office Protocol, POP] 응용 계층 인터넷 프로토콜 중 하나입니다. POP을 얘기하면 보통 POP3를 가리킵니다. 즉 POP1/POP2등의 여러 프로토콜 있으며 현재는 확장 기능을 보강한 POP3가 마지막 표준 버전[RFC 1939]입니다. 기능은 웹메일 서버로부터 TCP/IP 연결을 통해 이메일을 가져오는 데 사용됩니다. 일반적인 사용 포트는 110번 포트, SSL/TLS 보안 연결 사용 시 995번 포트를 이용합니다.

◇ IMAP

인터넷 메시지 접속 프로토콜(Internet Message Access Protocol, IMAP) 역시 응용 계층 인터넷 프로토콜 중 하나입니다. 동일하게 IMAP은 현재 마지막 표준 버전[RFC 3501]인 IMAP4 가리킵니다. POP은 웹메일 서버에서 메일을 가져오는 게 끝이지만, IMAP은 웹메일 서버와 완전히 동기화를 합니다. 물론 온라인/오프라인 기능이 있기 때문에 상황에 따라 연동을 할 수 있습니다. 클라이언트에서 메일을 작성하여 저장하면 메일서버로 APPEND 하여 웹메일에도 메일이 같이 저장이 됩니다. 일반적인 사용 포트는 143번 포트, SSL/TLS 보안 연결 사용 시 993번 포트를 이용합니다. 웹메일과 수시로 동기화하는 만큼 많은 네트워크 트래픽을 사용합니다.

---

◆ POP 특징

① POP3는 일반통행이다.

클라이언트 POP3(110/995) 프로토콜을 통해 메일서버에 요청을 하면 [받은 편지함]의 있는 메일 리스트를 조회하여 새로운 메일은 다운로드(가져오기) 합니다.

즉, 웹메일이랑 동기화를 하는 게 아닙니다. 웹메일의 [받은 편지함]에서 메일을 가져오면 아웃룩 프로그램 [받은 편지함]으로 가져오는 게 끝입니다. 다른 외부적인 요청은 일절 하지 않습니다. 간혹 중복 수신이 발생한다는 문의가 접수가 되는데 이 부분은 나중에 따로 포스팅으로 언급하겠습니다.

 

② POP3는 개인PC 로컬에만 메일을 저장합니다.

※ 모든 클라이언트 동일 - 스마트폰, 태블릿 등

문의가 많은 것중에 하나가 "아웃룩에는 메일이 있는데 웹메일에는 메일이 없다"인데 이 문의는 없는 날이 없습니다. 1번의 연장선으로 메일을 한번 가져오면 끝이며 개인 PC에만 저장을 하기 때문에 웹메일에서 메일을 삭제하면 아웃룩에만 메일을 보관하고 있습니다. 반대로 메일을 발송을 하면 [보낸 편지함]에 메일이 저장이 되는데 웹메일에는 저장하지 않습니다.

아웃룩 프로그램은 웹메일의 정보를 가져오거나 메일을 발송할 경우에만 특정 프로토콜 통신만 전달 및 사용할 뿐이지 메일 저장의 개념은 별게라고 생각해야 합니다. [개인 편지함]을 만들어도 마찬가지입니다.

 

③ 아웃룩의 POP3 저장 파일은 [.PST] 확장자이다.

아웃룩 프로그램은 개인 PC에 저장을 하며 프로그램에서는 편지함 별로 분류되어 있지만 실제로는 [.PST] 확장자라는 파일 하나에 모두 저장이 됩니다.

해당 파일만 보관을 잘하면 언제든지 아웃룩 프로그램을 통해 복구가 가능합니다. 일반 경로는 유저의 아웃룩 파일 경로 C: 로컬 디스크에 저장되며, 중요한 업무 메일로 이용한다면 되도록 별도의 드라이브에 저장하거나 정기적으로 파일을 복사하여 백업을 하는 게 좋습니다.

 

④ 아웃룩 [.PST] 파일 저장 크기는 기본적으로 정해져 있다.

웹메일의 경우는 대체로 호스팅에서 제공하는 만큼만 용량을 사용할 수 있기 때문에 기본적으로 저장할 수 있는 용량이 적지만 아웃룩 프로그램은 개인 PC에 저장하므로 허용하는 만큼 저장할 수 있습니다. 다만, 프로그램 자체적으로 [.PST] 저장할 수 있는 용량이 정해져 있습니다. [마이크로소프트 참고자료]

Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 이상	50GB
Outlook 2003, Outlook 2007	20GB
Outlook 2002 이하, Outlook Express	2GB

물론 레지스트리를 통해 최대치를 수정할 수 있지만, 하나에 파일에 해당 용량을 초과하면 아웃룩 프로그램이 속도가 느려지거나 인덱싱(검색)등이 느려집니다. 또는 0x00008와 같은 에러코드가 자주 발생하게 됩니다. 일정 수준이 넘어가면 데이터 파일을 새로 만들어서 계정을 연동하는 게 좋습니다. 추 후 별도로 포스팅을 통해 안내드리도록 하겠습니다.

---

◆ IMAP 특징

① IMAP은 양방향 동기화이다.

클라이언트 IMAP4(143/993) 프로토콜을 통해 메일 서버에 요청하면 [모든 편지함] 정보를 요청하여 아웃룩 프로그램과 동기화를 합니다.

 

이러한 특징 때문에 이동 기기[스마트폰/태블릿 등]에 적합한 프로토콜이라고 할 수 있습니다.

다만, 웹메일 서버의 동기화할 때 정보를 그대로 가져오다 보니 폴더함 이름이 영문으로 그대로 표기하는 경우가 있습니다. Drafts=임시 보관함, Sent=보낸 편지함, Trash=지운 편지함이라고 생각하시면 됩니다. 메일서버 환경에 따라 미세하게 차이가 있을 수 있습니다.

 

② 아웃룩의 IMAP은 특정 폴더만 동기화(쿼리)가 가능하다.

편지함 아무 위치에서 마우스 오른쪽을 클릭하면 메뉴가 나오며 IMAP 폴더 옵션을 통해 원하는 폴더만 조회하여 구독을 하거나 취소를 할 수 있습니다. 노란색 폴더 모양이 표시가 되고 있다면 웹메일 서버와 연동이 되고 있다는 뜻입니다. 취소를 하면 없어지며 왼쪽 메뉴에서도 편지함 리스트에 보이지 않게 됩니다.

 

③ 아웃룩 IMAP의 저장 파일은 [.OST] 확장자이다.

POP3와 동일하기 해당계정의 파일 위치 열기를 하시면 확인이 가능합니다.

동기화를 하는데 저장 파일이 왜 필요하냐고 할 수 있는데 필요합니다. 단순 동기화만 하는 게 아닌 일정 필요한 메일 헤더 정보를 간략하게 저장을 합니다. 때문에 웹메일에서 저장 용량이 많아질수록 [.OST]파일 용량이 커지게 됩니다. 물론 POP3만큼 커지지는 않습니다.

 

또한 IMAP을 사용하다보면 변수가 많이 발생하는데 그중 하나가 (이 컴퓨터만 해당) 메시지입니다. 이 메시지가 보인다면 어떠한 이유로 웹메일 서버와 동기화를 하지 못하고 개인 PC에만 메일이 저장된 상태라는 뜻입니다. 만약 동기화하지 않은 상태에서 아웃룩에서 메일을 삭제하면 그대로 메일이 없어진다고 생각하시면 됩니다. 본문에 있는 메일을 동기화 가능한 폴더에 이동 후 서버에 업로드가 확인이 되었을 때 조치하는 방향으로 가는 게 좋습니다.

 

 

④ 아웃룩 [.OST] 파일 저장 크기는 기본적으로 정해져 있다.

POP3의 [.PST]파일과 동일함, 이하 동문

Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 이상	50GB
Outlook 2003, Outlook 2007	20GB
Outlook 2002 이하, Outlook Express	2GB

하지만 [.OST]파일이 50GB 이상 사용할 경우는 극히 드물 수밖에 없습니다. 웹메일 서비스를 이용한다면 대부분이 기업메일을 호스팅을 이용하며 기본 계약 용량이 1GB ~20GB 사이로 사용합니다. 웹메일 동기화 용량만큼 이상을 저장할 수 없기 때문입니다. 그 이전에 백업하여 별도로 저장하는 경우가 대다수입니다.

---

마치며

대략 정리하자면 다음과 같습니다.

POP(POP3)	사용포트 일반[110] SSL/TLS보안[995]	① POP3는 일반통행[단순 메일 다운로드]이다. ② POP3는 개인PC 로컬에만 메일을 저장합니다. ③ 아웃룩의 POP3 저장 파일은 [.PST] 확장자이다. ④ 아웃룩 [.PST] 파일 저장 크기는 기본적으로 정해져 있다. (Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 이상 기준 50GB)
IMAP(IMAP4)	사용포트 일반[143] SSL/TLS보안[993]	① IMAP은 양방향 동기화이다. ② 아웃룩의 IMAP은 특정 폴더만 동기화(쿼리)가 가능하다. ③ 아웃룩 IMAP의 저장 파일은 [.OST] 확장자이다. ④ 아웃룩 [.OST] 파일 저장 크기는 기본적으로 정해져 있다. (Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 이상 기준 50GB)

무엇을 사용하던 개인 사용자 편의 따라 이용하면 되지만, 몇 년 운영을 해본 결과 IMAP은 되도록 사용하지 않는 것을 권고합니다. 메일서버와 완전 동기화하는 만큼 사용자 실수에 의해 서버에도 영향을 줄 수 있는 변수가 많습니다. 수시로 동기화를 하는 만큼 사용자가 많을수록 높은 네트워크 트래픽이 발생하기 때문에 서버 스펙도 높아야 합니다. 또한 IMAP은 본인이 실수로 메일을 삭제하면 웹메일 서버에서도 바로 삭제를 하기 때문에 복구를 할 수 있는 수단이 전혀 없어지게 됩니다.

 

먼가 작성하다가 IMAP에 대한 안 좋은 기억이 많다 보니 조금 부정적이 느낌이 되었네요. 어떠한 기능이든 잘 쓰면 좋습니다. 하지만 꼭 매뉴얼 기능대로 사용하지 않는 사용자가 나오다 보니 정말 특이한 현상을 많이 접하게 되네요.

 

앞으로 아웃룩 사용 시에 발생하는 여러 문제에 대해서 다뤄보도록 하겠습니다.